En tant que chef d’entreprise, ressentez-vous un engouement à l’approche des fêtes ? Mais il y a des choses que vous pouvez faire pour vous faciliter la tâche. Les clients, les employés et, surtout, vous-même, appréciez que les fêtes soient bien préparées. Il s’agit en grande partie d’essayer de sécuriser les affaires, d’établir de bonnes routines et de planifier la communication et les salaires.
Pour de nombreux chefs d’entreprise, la planification des vacances pour 2020 a été un peu spéciale, et il en sera peut-être de même pour l’été 2021. La crise de Corona a mis beaucoup de choses sur la sellette, et il est encore plus important de traiter vos clients mais aussi votre personnel de manière exemplaire, tout cela pour assurer les affaires. Il ne s’agit pas seulement de planification et de sécurité, mais aussi d’information et de communication. Tout le monde, qu’il s’agisse d’un client ou d’un employé, doit savoir ce qui se passe. Un personnel satisfait va plus loin et les clients satisfaits restent. Voici nos conseils pour une période de vacances réussie dans votre entreprise.
Sommaire
Sécurisez l’affaire
Site web
La chose la plus importante que vous devez faire est de vous assurer que l’argent continue d’arriver, même pendant les mois de vacances. Si vous n’avez pas encore de site web, vous devriez en créer un et l’optimiser pour les moteurs de recherche. Mieux encore, si vous pouvez vendre en ligne, il vous suffit de créer une boutique en ligne.
Facturer directement
Il n’y a pas de gagnant dans les factures en retard. Veillez à ce que vos factures soient envoyées immédiatement afin d’être payé le plus rapidement possible. Aujourd’hui, il existe des solutions pratiques qui permettent d’envoyer vos factures sous forme numérique et parfois même de le faire directement depuis votre téléphone portable. Connecté à un logiciel de comptabilité, le processus est encore plus pratique et sécurisé.
Informer sur les habitudes de vacances
Clients
Développez un message sur ce qui se passe cet été et utilisez tous les canaux appropriés pour les atteindre : Les canaux sociaux, le web, les réponses à toutes les absences et le personnel du standard téléphonique. Vous voulez être perçu comme clair, il est donc bon que le client soit atteint par les mêmes informations partout. Peut-être que votre message est que vous êtes ouvert comme d’habitude tout l’été ? Bienvenue ! Y a-t-il un risque qu’un client existant se sente oublié lorsque personne n’est présent ? Réfléchissez bien pour qu’il n’y ait pas de problème.
Fournisseurs et partenaires
Que peuvent-ils attendre cet été et vers qui doivent-ils se tourner ? Utilisez vos canaux habituels pour les informer. Peut-être pouvez-vous publier ces informations sur le site web avec les informations sur les clients. Si vous faites une exception pour certains fournisseurs ou partenaires, il peut être nécessaire de les informer individuellement.
Employés et travailleurs temporaires
Il est particulièrement important d’informer les travailleurs temporaires et les travailleurs postés, mais n’oubliez pas que tout le personnel doit connaître les procédures spécifiques, les heures d’ouverture, les horaires de garde, les responsables et les personnes de contact pendant l’été. Rassemblez des informations claires qui mettent le personnel dans la bonne position pour faire face rapidement aux situations qui se présentent.
Utilisez plusieurs canaux pour transmettre vos informations aux employés : courriel, réunion numérique, salle de groupe en ligne ou intranet si vous en avez un. Il peut également être utile d’élaborer des messages d’absence communs que tous les employés peuvent afficher sur leurs systèmes de messagerie et de réponse téléphonique.
Déléguer les responsabilités et surveiller les boîtes de réception
Déléguer la responsabilité managériale
Si nécessaire, déléguez l’autorité et la prise de décision à un collègue senior. Informez chaque semaine toutes les personnes qui sont le gestionnaire responsable.
Astuce ! Signature numérique pour les contrats et les documents. Comment fonctionne Visma Sign.
Surveillez les boîtes de réception des uns et des autres
Il peut être très utile de donner à une autre personne l’accès à votre courrier électronique. Cette personne peut alors surveiller votre boîte de réception, lire et répondre à votre place. Rien ne peut passer à travers les mailles du filet.
Mettre en place un système d’agenda
Lorsque les collègues sont en vacances, cela peut être une période chargée pour ceux qui sont laissés derrière. L’attribution de certaines tâches en fonction d’un calendrier d’astreinte peut apporter une certaine tranquillité d’esprit. Dans certaines organisations, vous devrez peut-être aussi informer d’autres personnes afin que chacun sache qui est de service pour traiter le problème « X ».
Urgences et crises
Fournir des informations sur la manière de vous contacter en cas de crise. Dites-leur régulièrement pendant quelles périodes vous ne serez pas disponible et qui les remplacera. En particulier, le personnel temporaire doit être informé des personnes à contacter.
Créer des salles de réunion numériques
Lorsque la possibilité de ne pas se réunir physiquement existe de la même manière qu’auparavant, il est particulièrement important de donner au personnel la possibilité de se réunir numériquement. Veillez à ce que tous les membres du personnel disposent de solutions installées sur leur ordinateur ou leur téléphone pour leur permettre de participer aux réunions par voie numérique. Utilisez également les salons de discussion pour pouvoir vous joindre et communiquer entre vous.
Planifier la paie et les finances
Garder la trace des factures
Créez des procédures pour déterminer comment les factures sont payées et qui est autorisé à les payer. Veillez également à ce que les personnes chargées de traiter les factures entrantes soient préparées à l’éventualité d’une fausse facture et sachent quoi faire en cas d’arrivée d’une fausse facture.
Salaires et taxes
Planifiez les paiements des salaires à l’avance. Vérifiez les dates de paiement de la TVA, des cotisations patronales et des impôts. Utilisez les services électroniques de l’Agence des impôts.
Logiciel de paie
Grâce à un système qui vous aide à gérer vos salaires, vous pouvez effectuer des paiements mensuels en moins de temps et avec moins d’efforts. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez répond à vos besoins. Un logiciel de paie flexible doit pouvoir gérer, entre autres, les congés payés, les indemnités journalières, la réduction du temps de travail, le contrôle des données et le suivi des horaires de travail des employés. En outre, vous pouvez avoir besoin d’enregistrer facilement les heures de travail ou les divergences. Vous et vos employés pouvez le faire facilement dans Visma Payroll Employee.
Vos propres habitudes de vacances
Rester à flot
Peut-être que vérifier votre courrier électronique une fois par semaine est suffisant, ou un peu de temps chaque jour est-il préférable ? Choisissez vos horaires de manière à savoir quand vous êtes en vacances et quand vous êtes mentalement au travail après tout. Ou bien pouvez-vous lâcher presque complètement l’entreprise parce que vous savez que votre remplaçant fait du bon travail ?
Recherche au lieu de la carte
Un conseil général pour gagner du temps consiste à ne pas classer les messages électroniques dans des dossiers, mais à utiliser la fonction de recherche. Les courriels ne sont pas une liste de choses à faire, établissez des priorités et marquez les fils que vous ne devez pas perdre.
Suivez l’évolution de votre facture de téléphone portable
Si vous êtes à l’étranger, désactivez l’itinérance des données (disponible dans les paramètres) et recherchez le wi-fi gratuit.
Priorité et préparation de votre déclaration
Terminez ce que vous pouvez et établissez des priorités. Il y a sûrement une ou deux choses dont vous devez vous occuper pendant vos congés, mais essayez de réduire cette liste au minimum. Dressez une liste de ce à quoi vous vous attaquerez à votre retour – dans un ordre provisoire de priorité. Il crée la paix de l’esprit.
Factures frauduleuses et escrocs – soyez prêts !
Même dans les petites entreprises, il peut être judicieux de mettre en place des procédures de commande et de paiement et de discuter de ce qu’il faut faire si une facture frauduleuse arrive dans votre boîte aux lettres ou si un vendeur récalcitrant appelle. De bonnes procédures et une bonne politique vous aideront beaucoup. Il vous aidera, vous et vos employés, à minimiser le risque d’escroquerie.
Les vacances – pouvez-vous les placer où bon vous semble ?
Ensuite, il y a la question du coût des vacances. Car il ne s’agit pas seulement de suivre le chiffre d’affaires, d’apporter des affaires et d’assurer vos procédures internes, mais aussi les coûts du personnel.
Nous en arrivons donc à la question suivante : en tant qu’employeur, pouvez-vous placer vos vacances à d’autres moments que les mois de vacances ? La règle générale est que les employés ont droit à quatre semaines de vacances consécutives de juin à août, mais s’il existe des raisons particulières, vous pouvez, en tant qu’employeur, avoir le droit de modifier le calendrier des vacances. Le meilleur moyen d’y parvenir est de parvenir à un accord avec votre personnel.
En général, les employés sont compréhensifs, mais pour vous assurer que tout est légal, vous devez vérifier ce qui s’applique à votre entreprise et à votre situation